Gestão de Pagamentos: o que é e como fazer?

Administrar os pagamentos de um negócio com eficiência é um dos pilares do sucesso, concorda? Uma boa gestão de pagamentos não contempla somente os gastos e alocação de recursos, mas também auxilia a previsibilidade de futuros gastos e surpresas.

Muitos profissionais ainda enfrentam desafios neste processo, principalmente nas fases iniciais ou nos momentos mais desafiadores da economia do nosso país. Para sanar todas as suas dúvidas sobre o assunto, produzimos o artigo abaixo para falar sobre a importância do controle de pagamentos, os benefícios e as boas práticas de um planejamento aliado à saúde financeira. 

Se é isso que procura, então você chegou ao lugar certo. Vamos lá?

O que é gestão de pagamentos? 

A gestão de pagamentos é o conjunto estratégico de táticas, práticas e processos focados em monitorar, otimizar e controlar todas as transações financeiras de uma empresa. Sua abrangência inclui, mas não se limita à administração de:

• Pagamentos a fornecedores e prestadores de serviço.
• Despesas operacionais como aluguel, contas de energia e água.
• Folha de pagamento e encargos trabalhistas.
• Custos logísticos como estoque e entregas.
• Investimentos em marketing, branding, e outros.

Um controle de pagamentos eficaz permite o monitoramento financeiro preciso, possibilitando a comparação ágil de custos e receitas, a detecção precoce de inconsistências e a ação imediata para evitar prejuízos e percalços. 

Por outro lado, a negligência dessa área é um caminho direto para dificuldades financeiras que, sem a devida identificação da causa inicial, podem acarretar sérios problemas de liquidez e, em casos extremos, na falência do negócio.

Benefícios da gestão de pagamentos em empresas

Embora toda gestão empresarial seja vital, a gestão de pagamentos em particular oferece vantagens financeiras com impacto direto e imediato na saúde do negócio. Ou seja, ela não apenas proporciona um controle sobre a situação financeira da empresa, mas também atua como um farol, permitindo a projeção de cenários e a prevenção de riscos operacionais. 

Assim, adotar boas práticas de controle de pagamentos significa trabalhar ativamente no equilíbrio entre débitos e créditos, subsidiando decisões financeiras mais assertivas e informadas. Os benefícios de priorizar essa gestão vão além da prevenção de perdas e falências: 

1. Otimização da liquidez: transformação o monitoramento de contas em uma ferramenta estratégica para garantir que a empresa tenha liquidez suficiente para honrar seus compromissos e planejar investimentos.
2. Redução de custos operacionais: ao centralizar e automatizar processos, há menos erros manuais e redução gastos com multas e juros, liberando a equipe para tarefas de maior valor estratégico.
3. Melhoria no relacionamento com parceiros: prazos e valores pagos corretamente fortalecem a confiança e abrem portas para melhores negociações de descontos, prazos estendidos e condições mais vantajosas.
4. Conformidade fiscal: facilita a organização dos comprovantes e o rastreamento das transações, garantindo que a empresa esteja em dia com obrigações fiscais e proporcionando transparência em auditorias internas e externas.
5. Mais capacidade de investir: com o controle aprimorado sobre as despesas, é possível identificar recursos excedentes que podem ser direcionados para áreas estratégicas, como marketing, branding, inovação ou expansão.

Previsibilidade financeira

A previsibilidade financeira é um resultado direto da gestão de pagamentos eficiente. Ou seja, há compreensão aprofundada da origem e do destino das entradas e saídas de capital em diversos ciclos do negócio.

Essencialmente, a previsibilidade é como um termômetro de desempenho para facilitar o diagnóstico preciso da saúde da empresa. Mais do que isso, a capacidade de projetar cenários futuros auxilia na identificação proativa de oportunidades de crescimento e permite a antecipação e mitigação de potenciais crises de liquidez antes de acontecerem. 

Promoção da saúde financeira

A saúde financeira de uma empresa é a capacidade sustentável de controlar o capital, otimizar despesas e realizar investimentos inteligentes, para gerar lucratividade consistente. 

Nesse contexto, a gestão de pagamentos é o alicerce para o planejamento estratégico, pois permite que a empresa alcance e mantenha um patamar robusto. Por isso, manter finanças saudáveis é indispensável para qualquer negócio com ambição de crescimento e busca por vantagem competitiva. 

Lembre-se: saúde financeira é muito mais que pagar as contas em dia; trata-se também da cultura de otimização e uso estratégico do capital.

Impactos positivos no fluxo de caixa

O controle de pagamentos e o fluxo de caixa possuem uma relação grande, pois ambos gerenciam o momento certo da circulação de recursos dentro da empresa.

Uma administração sólida de pagamentos resulta em um fluxo de caixa saudável e estável. Essa organização permite, ainda, a identificar discrepâncias ou pagamentos duplicados, possibilitando ações corretivas ágeis.

Em contrapartida, a má gestão de pagamentos é o principal vetor de problemas no fluxo de caixa. A ausência de acompanhamento pode gerar um desequilíbrio crônico entre gastos e recebimentos, levando a um endividamento que compromete a liquidez e, nos cenários mais graves, falência.

Como fazer uma boa gestão de pagamentos?

Sabendo do conceito e da importância, chegou o momento de saber como fazer uma boa gestão dos pagamentos da sua empresa. A melhor dica que podemos dar, de primeira, é apoiar-se na tecnologia. Ela vem avançando com rapidez e você pode ter muitas vantagens com ela. Entenda a seguir. 

Automações de pagamentos

Automatizar pagamentos é uma tendência já consolidada no mercado, pois resolve as vulnerabilidades mais comuns da administração manual: os erros, atrasos e a lentidão processual.

Ao integrar a tecnologia, seu negócio garante rapidez, precisão e segurança no processamento de cada transação. Além disso, a automação permite que as equipes aprimorem as operações internas, focando em tarefas estratégicas, e, em muitos casos, otimiza a experiência de pagamento de clientes e fornecedores.

Se a sua empresa ainda depende de processos manuais ou realiza o controle de cobranças de forma descentralizada, a adoção de uma plataforma de gestão automatizada é um investimento estratégico para crescer.

Sistemas eficazes e integrados

A tecnologia ajuda a evitar gargalos operacionais e prejuízos. Nesse sentido, considere implementar softwares de gestão especializados, com módulos financeiros robustos.

Um sistema integrado centraliza todos os dados financeiros, fiscais, contábeis e operacionais. O resultado é a visão 360º da gestão em uma única plataforma, consolidando registros de pagamentos, status de contas a pagar, folha de pagamento e outras obrigações.

Você deve considerar um sistema especializado por alguns motivos:

• Mais segurança nos pagamentos das operações.
• Economia de tempo para a equipe.
• Redução drástica na taxa de erros de execução.

Centralização de documentos

Centralizar documentos garante que tudo (faturas, recibos, contratos e comprovantes) seja armazenado em um repositório único. Com um fácil acesso, os responsáveis localizarão com facilidade qualquer informação necessária, economizando tempo e esforço em arquivos dispersos.

Essa boa prática também maximiza a segurança do negócio, pois reduz o risco de perda, extravio ou danos.

Como usar a Qive na gestão de pagamentos da sua empresa

A Qive é uma ferramenta com um conjunto de soluções para automatizar e otimizar a gestão de pagamentos junto aos documentos fiscais com a funcionalidade Boletos Com Notas!

Ao utilizar a Qive, você tem acesso de forma rápida e centralizada de todos os seus boletos e pode agilizar a conciliação deles às notas fiscais emitidas pelos seus fornecedores. Além do ganhar tempo, você tem mais segurança fiscal e financeira nos processos!

Valide seus boletos de forma antecipada, e garanta pagamentos seguros e dentro dos prazos, evitando violações contratuais, juros, multas e protestos, e melhore a sua relação com fornecedores.

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